CJF apresenta gestão por processos ao Serpro

O trabalho de gestão por processos do Conselho da Justiça Federal (CJF) foi apresentado na manhã da última quinta-feira (25) a representantes do Serpro, o Serviço Federal de Processamento de Dados.  A secretária de Desenvolvimento Institucional (SDI), Márcia Gomes, explicou o modelo de escritório de processos adotada pelo Conselho e pela Justiça Federal de 1º e 2º graus, o qual, segundo ela, “é uma conquista”. Márcia referiu-se à participação efetiva dos gestores do CJF, dos tribunais regionais e das seções judiciárias no trabalho de mapeamento, validação e identificação de melhores práticas das rotinas de trabalho da Justiça Federal. “No momento em que descobrimos uma melhoria do processo, discutimos com o grupo”, disse.

Para a equipe do Serpro, trata-se de uma mudança de cultura ainda no campo das ideias do órgão. “Ainda estamos tateando nessa forma de estrutura. Temos que mobilizar a média gerência”, disse um dos participantes. Carlos Eduardo, da equipe de gerenciamento do SIGJUS, beneficiário direto do trabalho de mapeamento de processos, acrescentou que a escuta das demandas da seção judiciária democratizou a discussão das rotinas de trabalho e a instituição se abriu para a mudança.

Segundo Márcia Gomes, já foi elaborada coleção de boas práticas para 56 processos e parte destas já foi enviada para a disseminação em toda a Justiça Federal. Ela relatou que o mapeamento de processos – ainda em andamento – envolve cerca de dois mil servidores, entre especialistas, gerentes de processo e gestores de processo. O CJF está atuando como consolidador das contribuições de todos os órgãos da Justiça Federal por meio da elaboração de proposta de coleção de boas práticas e do fluxo padrão. “Validamos as rotinas em videoconferências com os cinco TRFs e as seções judiciárias que trouxeram contribuições mais relevantes”, explicou.  Em seguida, é feita a disseminação e a pactuação do processo-padrão, que vai servir de subsídio para a automação das rotinas.

Para a secretária, o escritório de processos deve atuar como um “coach”, não um controlador. “A boa prática precisa ser executada e o gestor nacional é quem verifica essa viabilidade”, afirmou. Para isso são necessários planos de ação, instrumentalizados por planilhas de acompanhamento. “Isso ainda não está na cultura da instituição. Temos que sensibilizar o gestor de que a gestão por processos é uma melhoria”, disse Márcia.      

Todo esse trabalho tem em vista a continuidade da gestão por processos mesmo após a conclusão do SIGJUS. Para isso foi criado um modelo de governança por processos. “O modelo pensa no futuro e é aplicável em todas as iniciativas de avaliação das rotinas de trabalho, inclusive na área Judiciária, e independe do SIGJUS”, acrescentou Carlos Eduardo. O modelo prevê as análises dos ambientes interno e externo, a cultura e o portfólio de projetos da Justiça Federal. Ele é um instrumento de acompanhamento e avaliação periódica dos processos. “O modelo de governança ajuda visualmente o gestor a compreender como funciona o trabalho de melhoria contínua das atividades da área”, disse o servidor.

A troca de experiências com o Serpro foi avaliada como positiva pelos representantes do órgão.  “É importante que órgãos federais compartilhem a mesma linguagem e aproveitem as informações uns dos outros. Além de agradecer à equipe do CJF como colega de trabalho, também agradeço como cidadão, uma vez que a iniciativa da gestão por processos visa dar maior agilidade à Justiça Federal", disse Adinilson Martins, do Escritório de Processos do Serpro.

José Caetano, assessor da Diretoria de Gestão, afirmou ter obtido informação valiosa para refletir sobre o modelo utilizado pelo Serpro. Participaram, ainda, da reunião Carlos Magalhães, superintendente de Sistemas Corporativos, Alexandre Coutinho e Joyce Belga, da Coordenação Estratégica de Tecnologia, Manuel Teles, Carlos Rodrigues e Daiane, do Escritório de Processos e Welson, do Projeto de Plataforma de Processos.

Auxiliaram a secretária da SDI na apresentação os servidores Carlos Eduardo,  Harley Seixas, Walter Rodrigues Ferreira e Clarice Monteiro, da Coordenadoria de Gestão por Processos.