Judiciário em Dia apresenta técnicas para agilizar processos

Representantes do mutirão “Judiciário em Dia” também participaram do seminário “Gerenciamento de Processos nos Tribunais”, que aconteceu no auditório do Tribunal Regional Federal da 3ª Região no dia 13 de junho, e compartilharam as iniciativas implantadas durante o mutirão, que já conseguiu julgar cerca de 60 mil processos desde sua criação, em setembro de 2010.

O mutirão foi implantado no TRF3 com o objetivo de dar cumprimento integral à meta 2 de 2010 do CNJ e julgar 70% do acervo dos gabinetes do TRF3. “Para lidar com esse desafio, as respostas que nós tínhamos, vindas de nossas práticas habituais, não seriam suficientes. Precisávamos de um novo pensar”, afirma Dawid Carvalho de Souza, servidor responsável pelo mutirão.

A juíza federal Mônica Aguiar, auxiliar do Conselho da Justiça Federal e coordenadora do Mutirão Judiciário em Dia no TRF3, explicou que para alcançar o sucesso no mutirão foi necessário agir em duas frentes: gestão de processos e gestão de pessoas. “Diante das inúmeras ideias que estão sendo implantadas, como o Processo Judicial Eletrônico, parece-me que estamos trabalhando a gestão de processos de forma bem produtiva. Porém, ainda estamos em falta em relação à gestão de pessoas”, opinou a juíza.

Para ela, o principal problema a ser enfrentado é o sistema SFA (Sempre Foi Assim): “Tivemos que questionar o SFA, o que é um desafio também pessoal, pois nós temos dificuldades em mudar”. Ela também explicou que em primeiro lugar, deve-se acabar com a cultura de trabalhar sempre pensando nos defeitos: “Devemos levar em consideração os acertos em vez de focar nos erros e tentar punir os culpados”, defendeu.

Gestão de processos

Segundo Dawid Carvalho, o mutirão começou com uma análise dos processos: “Tivemos que ver a nossa realidade, julgar as práticas costumeiras, revisar os procedimentos e agir para melhorar”. Para ele, a triagem é a essência para superar os problemas.

A princípio, o primeiro problema encontrado foi o espaço físico: “não tínhamos um espaço que contemplasse tantos processos”. Foi então que o presidente do TRF3, desembargador federal Roberto Haddad, e a corregedora-regional, desembargadora federal Suzana Camargo, cederam seus gabinetes originários para o mutirão. “No contrapiso do Tribunal também conseguimos criar um espaço novo para trabalhar”, contou Dawid.

Cada uma das três seções do mutirão ficou em um dos espaços criados que, segundo Dawid, facilitou com que magistrados, servidores e estagiários convivessem juntos e pudessem debater os problemas mais rapidamente. “Optamos também por formar um gabinete único, que simplificou os trabalhos”, afirmou Dawid. Para ele, foi muito clara a necessidade de fortalecer ao máximo as equipes dos juízes e manter uma estrutura mínima de secretaria, dividindo as tarefas com as subsecretarias.

O treinamento dos juízes e servidores para a utilização integral do sistema Gedpro (Gestão Eletrônica de Documentos Processuais) também foi fundamental: “A utilização efetiva do Gedpro permite a discussão prévia do processo. Assim, uma sessão de julgamento sem sustentação oral durava em média 17 minutos no mutirão”, conta a juíza Mônica Aguiar.

As reuniões com os grandes demandantes externos do Tribunal também foram fundamentais para o sucesso: “Enviamos três mil processos de Embargos a Execução para análise da AGU (Advocacia-Geral da União), que desistiu de 23% das ações; a Caixa Econômica Federal e a Emgea (Empresa Gestora de Ativos) também trabalharam para incrementar a pauta dos mutirões de conciliação; e o INSS enviou servidores próprios para nos dar suporte”, explica Dawid.

Dentre outras medidas processuais adotadas, foram criadas etiquetas do mutirão “Judiciário em Dia” para facilitar a identificação pelos órgãos públicos, que deram tratamento diferenciado aos processos; as certidões e certificações foram feitas apenas no sistema; e a juntada das petições que modificariam o andamento dos processos era imediatamente realizada.

Gestão de pessoas

Segundo a juíza Mônica Aguiar, a equipe do mutirão procurou formar um ambiente cooperativo e de alteridade, ou seja, valorizando as sugestões e ideias de todos. “Queríamos a formação de uma equipe coesa, em torno de um objetivo comum”, explica a juíza.

Para o servidor Dawid Carvalho, os aspectos motivacionais foram os mais difíceis de serem enfrentados: “Muitos estavam desanimados com o desafio ou porque não entendiam o motivo de serem designados ao mutirão. Os servidores tinham que entender que vir para o mutirão não era uma punição, mas sim um novo desafio, uma oportunidade de aprendizagem. Todos tinham que entender que eram importantes ao projeto e se um cruzasse os braços nada aconteceria”, conta.

Dentre as medidas citadas, a criação do processômetro foi muito importante para a integração dos servidores, “não só pela transparência do projeto, mas pelo desafio”, defende Dawid. Também foi realizada uma pesquisa de clima organizacional com os servidores e magistrados, que teve adesão de 81,40%.

A juíza federal Mônica Aguiar também contou que muitos se queixavam das cobranças e grande volume de trabalho. A partir dessas reclamações e com consultas à Secretaria de Gestão de Pessoas foi decidido implantar o banco de horas: “o servidor que trabalha horas a mais, pode guardar as horas para sacar em outro momento”, explica a juíza.

O painel foi mediado pela desembargadora federal Alda Basto e também teve a participação do servidor João Soares, que falou de boas práticas e também relatou sua experiência com o Gedpro.

O mutirão Judiciário em Dia é uma iniciativa implementada pelo Tribunal Regional Federal da 3ª Região em parceria com o Conselho da Justiça Federal e com o Conselho Nacional de Justiça.