COGED conclui proposta de resolução que atualiza normas do Programa de Gestão Documental
Está pronta a minuta de resolução que substituirá o ato normativo atual sobre o Programa de Gestão Documental e Memória da Justiça Federal. A elaboração do texto foi concluída na última reunião do Comitê de Gestão Documental da Justiça Federal (COGED), realizada nos dias 26, 27 e 28 de setembro, em Brasília. A proposta segue para apreciação e votação do Colegiado do Conselho da Justiça Federal.
Segundo a chefe da Seção de Aperfeiçoamento do Centro de Estudos Judiciários (CEJ/CJF), Rita Helena dos Anjos, o grupo formado por representantes das cinco regiões da Justiça Federal revisou a Resolução 23, de 2008, do CJF, para adaptá-la às leis 12.527, de 2011, e 12.682, de 2012, bem como às regras do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), estabelecido pela Recomendação 37, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ).
“Essa compatibilização era essencial, já que as normas do CNJ abordam diversos aspectos regulamentados pelo CJF, o que acabou por provocar muitas dúvidas nos usuários dos serviços da Justiça Federal sobre que tipo de norma deve ser seguida”, explicou a servidora, que assessorou os trabalhos do Comitê, que também terminou a revisão do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Documentação da Administração Judiciária Federal (PCTT).
O PCTT traz a codificação dos assuntos que são utilizados no Siga-Doc - sistema desenvolvido na 2ª Região da Justiça Federal e em uso no CJF, cuja finalidade é criar, tramitar e arquivar eletronicamente documentos e processos administrativos. De acordo com Rita Helena, a tabela foi atualizada para a inclusão de vários assuntos demandados pelos usuários e uma nova versão do Plano, em breve, substituirá a atual. “No primeiro semestre do próximo ano, os membros do COGED realizarão um treinamento para servidores que utilizam o PCTT”, revelou a representante do CEJ.
Na reunião do Comitê, também foram esclarecidas dúvidas trazidas pelos representantes das cinco regiões com relação à utilização dos instrumentos de gestão documental instituídos pelo CJF, conforme normas do CNJ. “Os novos procedimentos estavam gerando muita insegurança sobre que prazos ou instrumentos aplicar”, conta Rita. Ao final do encontro, a representante da Justiça Federal junto ao Proname do CNJ, Patrícia Reis Longhi, se reuniu com o secretário-geral do CJF, Gilberto Simonassi Corbacho, para discutir questões relativas ao desenvolvimento e aprimoramento do Siga-Doc.