Comitê de Gestão Documental da Justiça Federal se reúne e define metas para 2014
Nos dias 5 e 6 de dezembro, o Comitê de Gestão Documental da Justiça Federal - Coged se reuniu na sede do Conselho da Justiça Federal (CJF), em Brasília, cumprindo uma extensa pauta de assuntos. O grupo que existe desde 1998 é pioneiro no Poder Judiciário no debate de temas relacionados à gestão documental. O encontro contou também com a participação de representantes da Justiça Federal que integram o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Conselho Nacional de Justiça (Proname/CNJ).
“Estamos aguardando a aprovação da proposta de resolução que deverá substituir a Resolução 23/2008 do CJF, que regulamenta o Programa de Gestão Documental da Justiça Federal, atualmente em trâmite no CJF. Com a inclusão, na referida proposta, da criação de um subcomitê técnico, com atribuições específicas de estudo e documentação da atualização do Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade da Documentação Administrativa da Justiça Federal (PCTT), pretende-se alcançar o aprofundamento dos parâmetros técnicos e uma melhor disseminação da informação, facilitando a padronização na utilização e implantação do PCTT. O Comitê está se organizando para uma maior atuação em 2014”, revelou Cyva Regattieri de Abreu, subsecretaria de Informação Documental e Editoração do Centro Estudos Judiciários do CJF.
Além disso, segundo ela, “O Comitê irá propor ao Centro de Estudos Judiciários a realização de um diagnóstico da situação dos arquivos da Justiça Federal. Precisamos de dados capazes de retratar os problemas, bem como apresentar os impactos decorrentes da falta de estrutura que as unidades de arquivo enfrentam na estrutura organizacional dos seus órgãos. Com a identificação dos principais problemas podemos traçar estratégias de atuação com relação aos pontos críticos”.
Na reunião, foram apresentadas ações relativas à memória e ao uso dos arquivos históricos. “Estuda-se o uso de um software livre, desenvolvido para descrição arquivística, chamado ICA-AtoM, para ser utilizado na construção de um repositório da memória institucional do Poder Judiciário”, afirmou Rita Helena dos Anjos, da Seção de Aperfeiçoamento do CEJ.
Parte da reunião foi dedicada ainda a informar aos membros do Comitê algumas deliberações da última reunião do Proname, que ocorreu no dia 27 novembro. Entre eles, a notícia de que a partir de 2015, a Corregedoria do CNJ passará a incluir a gestão documental nas correições realizadas nos tribunais. “A ideia é que a Justiça Federal também se prepare para essas auditorias”, disse a subsecretária do CEJ.