II worksho de gestão documental
Entre os dias 22 e 23/9 foi realizado no auditório do Juizado Especial Federal em São Paulo o “II Workshop de Gestão Documental”, dirigido aos magistrados e servidores integrantes das Comissões Setoriais de Avaliação e Gestão Documental da 3ª Região. O objetivo do encontro foi ampliar o conhecimento, esclarecer procedimentos relacionados a essa área e trocar experiências.
No primeiro dia os participantes assistiram a um vídeo produzido pelo Conselho da Justiça Federal, que ressaltou a utilização da gestão documental como ferramenta de preservação da história do país e das instituições públicas.
A palestrante Fernanda Lidice Francesquini Fernandes, diretora do Núcleo de Documentação da Subseção Judiciária de Florianópolis, iniciou sua apresentação abordando conceitos básicos da gestão documental, além de relatar a importância que tem sido dada a esse assunto pela Justiça Federal.
Para o juiz federal Paulo Sérgio Domingues, que atua como consultor da Comissão Permanente de Avaliação de Gestão Documental, um dos benefícios trazidos com a realização desse trabalho é o aproveitamento dos recursos humanos e materiais da Justiça Federal. “O armazenamento dos processos findos e outros documentos tem um custo de manutenção. Quando esses documentos são bem administrados, podemos separar aquilo que deve ser guardado do que pode ser eliminado, preservando as informações importantes para consulta e uso futuro”.
O supervisor da Seção de Autos Findos, Marcos Sawata e a diretora do Núcleo de Apoio Judiciário, Kátia de Cássia Egídio, falaram do lado social resultante da eliminação de todos esses documentos. “Desde 2007 cerca de 100 toneladas de papel já foram destinados à reciclagem, fruto do trabalho desenvolvido pelas comissões”, afirmou Kátia Egídio.
No segundo dia do evento os participantes assistiram a uma palestra sobre a classificação de documentos administrativos e participaram de oficinas voltadas a questões sobre autos findos, realizadas por Carmen Lucia Uehara, diretora do Núcleo de Gestão Documental e Memória e Patrícia de Oliveira Carota, supervisora da Seção de Avaliação de Documentos.
Na opinião de Osny Magalhães Pereira, diretor do Núcleo de Apoio Judiciário de Mato Grosso do Sul, “a iniciativa do evento foi excelente, principalmente pelo nível do conteúdo apresentado. O curso trouxe esclarecimento a algumas dúvidas que tinha em relação ao trabalho de gestão documental”. (JSM)
Fotos: www.jfsp.jus.br